„Wir könnten mal wieder einen Betriebsausflug machen“ und schon stellen sich Tausende von Fragen:

Was wollen wir unternehmen?

Wohin soll es gehen?

Wann soll es stattfinden?

Was soll es kosten?

TOP 1

Zunächst sollte geklärt werden, wieso man einen Betriebsausflug machen will, was ist das Ziel dieser Tour?

Dies ist sehr wichtig um eine Grundlage zu schaffen, auf dem der gemeinsame Betriebsausflug aufgebaut wird.

• Um sich besser kennenzulernen? Dieser Punkt ist sehr wichtig, erläutert wird dies am Beispiel der Feuerwehr: Dort steht die Kameradschaft an oberster Stelle. Man muss sich im Einsatz darauf verlassen können, dass der Kamerad hinter einem zur Not bereit ist zu helfen. Ähnlich ist es im Unternehmen, kennt man sich besser, so ist man auch bereit sich gegenseitig zu unterstützen.
• Steht ein Jubiläum an? 
  
  • Wer soll alles dabei sein? 
  • Auch die Angehörigen? Wie es mit Kinderbeschäftigung in diesem Falle?
• Tagung mit Rahmenprogramm? Nach dem intensiven gemeinsamen arbeiten und Strategien ausarbeiten, sollte man nicht einfach so wieder auseinander gehen. Gerade beim gemütlichen Austausch entstehen immer wieder neue Ideen die zum Erfolg führen.

TOP 2

Sie sind Experte in Ihrem Bereich und planen nicht jeden Tag einen Betriebsausflug, oftmals wird es zum reinen Stress sich auch noch um den Ausflug zu kümmern. Dennoch legen Sie die Ziele fest und halten alle „Schnüre“ in der Hand. Sie sollten stets den Überblick haben wie der aktuelle Stand ist.

Doch sind Sie nicht auf sich allein gestellt, zahlreiche Veranstaltungsagenturen bieten verschiedene Konzepte an. Hier ist es aber wichtig, dass die Teilnehmer die Ziele gemeinsam festlegen.

Dies geht am effektivsten zunächst mit einer Befragung. Vielleicht finden sich noch andere um ein „Orga-Team“ zu bilden?

Schreiben Sie Ihre Kollegen mit einem offenen Mailing an, wie zum Beispiel:

Liebe Kollegen / liebe Mitglieder,

wir planen derzeit einen Betriebsausflug, um sich besser kennenzulernen und den Teamgeist zu stärken. Wir möchten euch gerne in unsere Planung mit einbeziehen und eure Interessen mit integrieren. Aktuell planen wir einen Ausflug in das Sauerland mit einem Reisebus.

Bitte teilt uns mit, wo eure Interessen liegen, damit wir diese mit einbauen können.

( ) Besuch einer Sehenswürdigkeit

( ) Spiele im Team

( ) Wanderung

( ) Besuch einer Bierbrauerei

( ) Abendprogramm mit Musik

( ) sonstiges:_________________

Gerne könnt Ihr euch im Orga-Team aktiv beteiligen.

Um möglichst optimal planen zu können bitten wir um eure Antwort bis zum TT.MM.JJJJ.

Vielen Dank für eure Unterstützung!

Euer Orga-Team

TOP 3

Nun gilt es die Rückmeldungen auszuwerten und ein Konzept zu erstellen. Wichtig hierbei ist natürlich auch das Budget. Informieren Sie stets Ihren Vorgesetzten über den aktuellen Stand der Planung, in der Regel gibt er auch das Budget frei. Bezahlen Sie Ihren Ausflug aus der „eigenen Tasche“, so fragen Sie Ihre Teilnehmer, welche Summe sie bereit sind zu bezahlen.

TOP 4

So jetzt geht es in die Detailplanung:

Zeit ist hierbei ein wichtiger Faktor! Planen und buchen sie rechtzeitig, (In der Regel ein halbes Jahr im voraus) damit Ihr Betriebsausflug nicht buchstäblich „ins Wasser fällt“. Besonders schlimm wäre es, wenn ihre Traum-Location bereits ausgebucht wäre.

TOP 5

Nun werden die Teilnehmer einbezogen. In einer Liste sollten die Teilnehmer fest zusagen, und beispielsweise ihren Essenswunsch mitteilen (Wichtig hierbei, denken Sie an vegetarische Gerichte und beachten Sie auch Nahrungsmittelunverträglichkeiten). Bei dieser Gelegenheit informieren Sie die Mitglieder auch über die Details zum Betriebsausflug. Vielleicht haben Sie auch die Möglichkeit zu einem „face2face-Meeting“ einzuladen, die persönliche Ansprache ist besser als jeglicher Schriftverkehr.

TOP 6

Teilen Sie jetzt Ihrem Partner (Veranstaltungsagentur / Hotel / Location) die Anzahl der Teilnehmer mit. Von nun an sollte der ständige Kontakt zu Ihrem Partner gepflegt werden, denn Sie müssen sich auch darauf verlassen können, dass alles Besprochene eingehalten wird. Lassen Sie sich auch einen festen Ansprechpartner mit Mobilnummer geben, der Sie am besten als Tour-Guide während der Veranstaltung führt. Somit können Sie sich ganz auf Ihre Gruppe konzentrieren.

TOP 7

Gibt es noch etwas zu beachten? JA!

• Insbesondere bei längeren Fahrten sollte Ihr Betriebsausflug nicht zu straff gestaltet werden. Denken Sie an ausreichende Pausen. 
• Sind Toiletten in der Nähe vorhanden? 
• Was sollen Ihre Teilnehmer mitbringen? z.B.: festes Schuhwerk bei Wanderungen 
• Alternativprogramm? Wie sieht es aus, wenn das Wetter nicht mitspielt? Schnell ist die Stimmung dahin, wenn man den ganzen Tag im Regen verbringen muss.
• Kann jeder Teilnehmer mitmachen? Wie sieht es beispielsweise mit einer Gehbehinderung aus? 
• Zu guter Letzt: Wie verabschieden Sie Ihre Teilnehmer? Ein kleines Give-Away zur Erinnerung an diese gemeinsame Tour wird immer gerne gesehen.
• Halten Sie Ihre Tour auf Bildern fest! Ca. 2 Wochen nach Ihrer Tour kommen Sie noch einmal zusammen und lassen IHREN gemeinsam Tag Revue passieren. Viel Gelächter ist hier garantiert J